經由 GBIF.org 分享資料，資料發布者通常需要將現有的資料集整理或轉換成標準格式。 此項工作包含額外的處理、內容編輯及對應資料集的內容至一資料交換格式，以及使用 GBIF 的開源軟體整合式資料發布工具 IPT來發布資料。
資料發布後，GBIF 的即時基礎建設「索引」或「獲取」新的資料集，將其中的資料整合進所有使用者都能搜尋及下載的服務中。 在製作資料索引的過程中，GBIF.org 會進行一些檢核、解譯及轉換的程序來確保資料的互通性，並能滿足資料格式、資料品質及適用性的最低要求。 然而，許多資料品質及可用性的處理，最好還是、也最容易處理好的就在資料的來源：個別的資料集。
因此，資料發布者的重要角色不止在於分享資料集，也包含管理其資料品質、完整性及可用性，確保資料與 GBIF 全球知識庫整合的價值。 瞭解更多關於資料品質的要求及建議在
實務上，我們鼓勵負責發布資料的人員在發布過程能儘早地瞭解預期的資料格式及內容要求（亦請參考預先設定好的 GBIF Excel 範本，其中包含給出現紀錄資料集、物種名錄和調查活動資料集的必填與建議欄位，以及範例資料。） 這將能省下後續階段的許多功夫，像是資料轉換、擷取必填或強烈建議必填欄位，或是在發布前最後階段的諸多檢查。